第二百四十一章辦會是個細致活

機關的工作可以概括為“辦文、辦會、辦事”三大類，不論哪一類工作都有其特定的程序和要求。

關於辦會，機關有個順口溜:“領導未走我先走，看看道路平不平;領導未坐我先坐，看看凳子穩不穩;領導未講我先講，看看話筒響不響;領導未吃我先嘗，看看飯菜涼不涼。”

雖然是順口溜，但也能看出來，承辦會議是一件很辛苦很細致的工作，對一個人的能力素質都是一個很大考驗。

單位迎來了宣傳工作會議，參會的代表將近100人，是一個中等規模的會議，承辦辦單位是宣傳科，這一次，曉雪作為借調人員，又委以重任。

“曉雪，剛好機關要開宣傳工作會議，你你留下來參加會務組幫忙，辦完會議才回連隊，你看如何?”羅科長找到曉雪說。

“聽科長吩咐，我沒有意見，麻煩你給指導員打個電話。”曉雪說。

羅科長給指導員打了電話，曉雪的借調時間又延長了。

承辦大型的會議，都離不開會前準備、會間服務、會後處置這三個環節，有基本的套路。

曉雪為了上手快，就將以前黨代會的資料拿出來學習了一下，熟悉基本流程，了解基本套路。

曉雪在羅科長的指導下，就開始籌辦宣傳工作會議。

第一，會前的準備。

辦會大量的工作都在會前，會議辦的質量如何，準備工作很關鍵。

一是制定會議議案。關於大會的名稱、主旨、規模、會期、日程安排，經費預算、組織領導等拿出議案，請領導審批後作為基本的一句。

二是下發會議通知。會議通知起草後，經領導審核後下發，要明確會議名稱、主要內容、參加人員、報到時間、會期、會址、著裝、注意事項等8個要素。注意事項要明確攜帶材料和物品，是否要接站、車次航班及聯系方式。

三是起草會議文件。會議文件的高低，決定會議的質量。重要文件要盡早起草，集中力量進行攻關，反覆征求意見和修改，報主要領導和主講人審定。

四是做好會務準備。主要是印製出席證、會議秩序冊，布置會場，購買會議紀念品和文具。

五是搞好保障。主要為夥食保障、住宿保障、車輛保障、醫療保障等4個方面，有的會議時間長，還要安排娛樂活動。

第二，會中的服務。

一是組織好人員報到。安排人員和車輛，做好接站工作。要指定專人，在開會通知指定報到的地點堅守崗位，保證自行報到的人員及時得到安排。對一些零時情況，要及時了解，妥善安排。及時核發會議證件、文具和會議資料。及時向分管領導報告報到情況。

二是開好預備會議。會議人員較多、會期較長或程序複雜時，召開簡短預備會，簡述會議籌備情況和開法，介紹會議服務保障安排和打算。

三是寫好會議主持稿。主要是明確議程安排、發言順序、學習討論重點、傳達貫徹意見等。尤其是會議進行選舉和表決等事項的時候，主持詞等於“腳本”，要認真撰寫，才能保證會議順利進行。

四是組織好大會發言。提前在會場擺好會議議程、列明發言名單及排序。如會議臨時安排發言，應通知相關人員抓緊做好發言準備。對沒有形成材料的發言，在發言後一般將其發言稿留下，以便會後印發和留存。

五是做好會議記錄。重要講話、報告要錄音錄像，以便事後整理講話稿。

六是安排好分組討論。做好會議場所等協調工作。

七是組織好現場參觀。事先確定參觀路線、進行模擬預演。

八是編好會議簡報。一般要求是:題目要醒目、內容要精煉、篇幅要簡短、印發要及時。

九是回收好會議材料。保密類材料，應予以收回。

十是做好與會人員返程服務事宜。

第三，會議的收尾。

一是搞好財務結算。及時核算結清文印、會場、夥食、住宿、醫療、行車的費用，凡屬於列入會議預算或預算外的開支應當納入會議報銷的經費，都要作出處置，不留遺留問題。

二是搞好會務總結。會議結束後，大會秘書處應當召集全體辦會人員進行總結，肯定成績，指出問題，及時吸取經驗教訓，對於表現好的個人進行表揚。

三是搞好材料合訂存留。會議形成的一切文件資料，包括主持詞和發言記錄，在會議期間就要注意收集，會後系統排列，裝訂成冊，留作資料。

四是會務用品的歸還和整理。每次會議結束後，對一些日常的會議用品，借來的應立即歸還，自置的應加以整理，以便下一次再借和使用。

五是抓好會議精神的落實催辦。主辦機關在會議結束後，明確人員，采取電話聯系或其他方式，對會議精神傳達貫徹情況和會議決議決辦事件的辦理情況，向有關單位進行了解和督辦，力求把會議精神落到實處。

辦會是個細致活，來不得半點馬虎， 經歷這次承辦會議的鍛煉，曉雪深有體會:

會務工作是辦公室的一項經常性工作，會務工作的好壞，直接影響到會議的質量和效果，而會務工作能否做好，往往取決於對細節的把握。

在會務工作中，要認真細致地做好會前、會中、會後的各項服務工作。

在會前準備時，要充分考慮各個細節，會前的準備包括會議材料的準備、會議通知的發放、落實參會人員、會標製作、座次安排、資料發放、會場布置、攝像照相等。

這些細節都要逐一檢查，對落實不到位或銜接不夠的地方，要及時督促落實。

只有這樣，才能使會務準備工作有條不紊，忙而不亂，從而保證會議的質量和效果;在會中服務時，對一些常規的細節如會議報到、材料分發、引導入座、會議記錄、燈光音響、攝像照相等工作都要落實到每一個人，如果某個環節出現問題，整個會議效果就會大打折扣，甚至出現嚴重後果。

因此，關鍵細節至關重要，來不得半點馬虎和疏忽，對待這些細節，要做到思想高度重視，工作重點安排，精力重點傾斜，確保萬無一失。

在會後服務中，會議結束後，要及時做好會議資料的整理，及時把會議文件、簡報、記錄、音像資料等收集齊全，按規定歸檔管理，必要時形成資料匯編。

對會議作出的決議、決定和審議意見，要及時形成文件，印發有關單位辦理，並對辦理情況進行跟蹤，確保會議審議的各項事項和任務落到實處。

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