年終,既是一整年的結尾,也是財務最繁忙的時間段。因為各部門的預算需要在年底統一結算,逾期沒有花完的預算都會被強製清零,所以年底也是各個部門花錢花得最猛的時間段,報銷票據像雪花片一樣飄向財務部,往往是還沒處理完一堆,又來了一堆。
除了報銷單據數量大幅增加,對應質量也是大幅下滑,報銷明目花樣繁多,魚龍混雜。各部門和財務部在此刻成為對手,開啟一場鬥智鬥勇的比賽。財務部為了應對年終的財務處理高峰,部門內所有員工都要對接不同部門,負責處理該部門所有單據,既要確保合法合規,又要提高處理速度,確保在元旦前全部處理完畢。我和宇文,還有多多一起負責銷售部報銷單據處理,因為銷售部報銷單據是全公司最多,他們經常需要招待和營銷客戶,所以強哥特批我們三個一起負責這個部門,而琴姐負責大客戶服務部,雪兒負責後勤部,其他同事也對接不同的部門。
這不,說曹操,曹操到,銷售部與我們對接的是新員工郭軍,他用手推車運來一堆他們部門的單據,大約30厘米厚,總共五六疊,強調這還只是第一批,後面陸陸續續還會有。看到這麽厚一堆的單據,我們來不及抱怨,馬上以飽滿的熱情投入處理工作中。我們分工合作,宇文負責審核單據合法性和合理性,審核後交給我進行錄入,多多負責進行撥款。但因為單據合理性需要主觀判斷,我們會集中對一些非常規的單據進行表決,大家會各自發表意見,如果我們三個人都覺得沒問題可以直接通過;如果兩個人覺得沒問題,一個人覺得有問題,將各自闡述理由,進行辯論,並進行調查,如果三個人最終無法達成一致,將移交到到強哥處統一處理;如果只有一個人覺得沒問題或者沒有人覺得沒問題,則被否決,拒絕撥款打回,特殊情況除外。
我們通過高效的分工,兩天時間處理完常規單據,開始對非常規單據進行集中處理。其中,我們對一張非常規單據產生很大的異議。銷售部提交的單據是溫泉酒店,報銷欄目是會議費,關鍵是總花費是常規會議的三倍。我們對此產生疑問,讓銷售部給出答覆,郭軍問完答覆:“因為溫泉酒店,屬於熱門會議地點,並且地理位置優越。”宇文和多多覺得可以給通過,會議費偏高可能是因為有包含住宿導致,屬於合理正常區間;我覺得這裡面必定有故事,有很大可能是銷售部組織部門聚會,去溫泉酒店泡溫泉吃飯住宿,最後以會議費的名義報銷帳單。宇文和多多一聽,覺得有這個可能性,我們開始進行調查。
我們偽裝成預定溫泉酒店的客戶,打電話到溫泉酒店前台谘詢發票開具相關問題,期間不經意提到我們公司別的部門也去過你們酒店,聽說可以把酒店所有花費變成會議費,包括泡溫泉和住宿費。酒店前台在一開始谘詢時還不承認,說我們可是正規企業,會根據真實情況開票,不會虛開發票,當我們提到銷售部馬主管名字,表示跟他很熟時,酒店前台松口說可以,我們全程進行錄音。調查完畢後,宇文和多多讚賞我,說還好有我想到這層可能性,不然我們就鑄下大錯,我們三個一致決定拒絕撥款,退回報銷單據,並將調查情況形成報告匯報給強哥。
沒想到,第二天銷售部馬主管怒氣衝衝,親自來到財務部興師問罪,問是誰退回他們部門會議費單據,說要拉去找強哥評理。我們三個緩緩從工位站起身,說是我們負責銷售部單據處理,
期間很多人停下手上的工作,投來同情的目光。 馬主管把我們請去強哥辦公室,並要強哥嚴肅處理我們,不然就派人天天來財務部拉橫幅抗議。強哥聽完馬主管的控訴,眼神望向我們,我們三個以為要被批評,默默低下頭準備挨批,沒想到強哥義正言辭地對馬主管說:“老馬,你也是老員工了,公司的財務規定你是很清楚的,你這張單據情況確實與現實情況不符合,具體情況我就不點明了,我覺得這三位同事退回合情合理。如果你非要我處理我部門這三個優秀的員工,就不要怪我手下不留情向集團總經理匯報,這樣大家面上都不好看,依我看這事就這樣算了,我們大事化小,小事化了。”銷售部馬主管聽完強哥一席話,敢怒不敢言,氣呼呼地留下一句話:“算你狠,以後走著瞧。”然後用力關門離開強哥辦公室。 聽到強哥硬懟馬主管,並極力維護我們,我們對強哥的固有印象一掃而空,取而代之的是強哥在我們心中的形象變得高大威武,是我們身後堅強的後盾。強哥說:“沒事,大家繼續出去忙。”我們陸續從強哥辦公室走出,看到我們沒事後,大家松了一口氣,繼續忙碌手上的工作。
我們回到工位上,繼續審核第二批來自銷售部單據,此後還有好幾批單據。雖不時有波折,但此後總體還算平穩,馬主管不再對我們退回的單據表示抗議。日子也在忙碌工作中過去,年終結算隨著元旦的到來而結束。元旦放假前,我們三個望著小山高般處理完的單據,想起我們並肩奮鬥,克服重重阻礙,心裡充滿自豪感,就像遊戲勝利通關後收獲成功的喜悅。