三、語言的使用

　　1、取很有吸引力的標題有吸引力的標題誰都想看，周報的標題和小標題都不應該是乾巴巴的XX月XX日工作周報。可以配上能夠吸引領導的標題，讓人一下就能get到點。這裡有幾個要點:標題和小標題要直接描述這一節所講的重點。同一級的標題之前盡量使用同一種類型的句子，保持統一。比如童裝銷售業績、男裝銷售業績等。

　　2、使用簡潔有力的句子在標準的“主題—對象”的順序中，用清晰的句子來表達你的建議或結論會讓你的思考更清楚，更有自信。在你打完草稿時，通讀一遍，刪掉所有不必要的語言，每句話都可以說成“誰做了什麽”刪除冗余的短語，比如使用、為了什麽目的，或是為了你可能覺得這種風格看起來很枯燥，但周報的重點不是看起來很有意思。

　　3、保持目的和公正你可能會提出很多建議，但這些建議都應該基於事實證據，而不是憑自己的觀點和感受。你應該用事實和清晰的邏輯來說服領導。具體來說就是避免使用褒貶義的形容詞，關注事實的原因才是重點。比如，你在周報中建議升職，用事實、數據來說明你的價值，而不是主觀的細節或情感的訴求。

　　4、少用介詞，多用動詞寫完後仔細檢查你的報告，將一些介紹刪除，直接用動詞就行。常見的有“進行工作”，換成“工作”更好，“提供保護”換成“保護”。描述思維過程的動詞，思考、知道、理解、相信，有時是必要的。但通常比描述動作的動詞不那麽有力。你可能需要挖掘你的陳述，然後打開它，讓它變得可行。例如，假設你寫道:“我推斷我們的銷售額在未來幾個月裡會增加。”打開這句話，找出你為什麽會相信這句話。然後你可以寫一個可執行的句子，比如“去年，11、12月銷售增加”。我預計11月和12月的銷量將會增長。

　　5、避免使用被動句當你使用被動句時，你就不再強調行動的執行者，而是強調行動的目標。在某些情況下，這對於政治或外交是必須的。但大多數情況，它會導致寫作變得混亂。主動句對完成任務的人特別突出表揚，並向領導展現出負責該任務的人。想象你正在讀一篇關於一場毀滅性的火災的文章，說“幸運的是，所有的孩子都獲救了。”“拯救這些孩子的人(或人)的身份很重要。”如果那句話讀到“小A走進孤兒院十幾次，拯救了所有的孩子”，你現在就知道，在這種情況下，誰是英雄值得讚揚。主動的聲音也很重要，它可以讓你的行為有消極的後果。如果你在報告中寫了“錯誤”，你的雇主會想要知道是誰犯了這些錯誤，這樣他們就可以適當地自律。如果你犯了錯誤，承認這些錯誤，承認責任將會大有幫助。在你的寫作中定位和消除被動語態，尋找“成為”動詞。當你找到他們的時候，找出他們在句子中的作用，找出誰在做這個動作，並把它們放在前面。

　　6、用可視化傳遞數據信息圖表比文字更容易閱讀和理解，特別是如果你需要傳達的信息很重。選擇正確的圖表，有助於領導快速get到重點。你要確保你想展示的核心數據在整個圖表中最突出，有一個最好的位置。只有在你的建議或結論中有必要時，才做視覺化。

　　7、避免寫術語每一個行業或專業都無可避免有術語，以及行業的流行詞。寫一份流行詞清單可能對你有幫助，這樣你就不會在報告中使用它們。當你寫完報告時，可以簡單的搜索這些詞，然後替換它。請記住，對於你的讀者來說，過度使用流行語並不能表明你對你的特定領域有“了解”——事實上，恰恰相反。高管和經理們通常都比較年長，他們看到了數百個這樣的流行語來來去去。經常使用它們，他們會認為你很懶，不知道你在說什麽，或者只是想給他們留下深刻印象。你也要避免使用過於複雜的術語。例如，僅僅因為你在寫一份關於法律問題的報告，並不意味著你需要在報告中大量使用法律術語。通俗易懂，這也是在互聯網傳播廣的文章的必要寫作原則。

　　8、仔細校對。寫完報告後一定要認真校對，避免出現錯別字或別人理解不了的地方。經驗證明，大聲讀出來或在心中默讀，對檢查報告非常有幫助。

　　最後，周報是對你工作最好的展現，前面工作做得再好，最後臨門一腳卻偏了，不能讓別人看到你所做的，這是很虧了。